Em 25 de novembro de 2022, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”) publicou a Instrução Normativa DREI nº 79/2022 (“Instrução Normativa”), com vistas a atualizar os procedimentos de autenticação dos livros contábeis e societários de empresários individuais e de demais sociedades. Essa norma entra em vigor em 11 de janeiro de 2023.

Desde a Instrução Normativa DREI nº 82/2021, os livros sociais e contábeis de empresas individuais e demais sociedades deveriam ser exclusivamente digitais. Todavia, essa medida ainda não era integralmente seguida, uma vez que não havia diretrizes claras a serem seguidas pelas Juntas Comerciais. Neste sentido, a Instrução Normativa buscou dar mais clareza, transparência e objetividade aos procedimentos que devem ser observados para a autenticação de livros digitais, com destaque para:

• (i)Vedação ao armazenamento do conteúdo das averbações dos livros nos servidores das Juntas Comerciais
• (ii)Estabelecimento de procedimentos claros de segurança, com a finalidade de impedir o acesso indevido de terceiros ao conteúdo dos documentos;
• (iii)Desenvolvido procedimento para: (a) autenticação de livros sociais digitais em branco; e (b) a escrituração de novos atos, eventos ou operações sem a necessidade de nova autenticação da Junta Comercial, inclusive com autorização para a criação de versões;
• (iv)Formato livre na forma de escrituração dos livros sociais, fato que garante discricionariedade ao usuário para confeccionar seus livros em plataformas ou sistemas já habituais. Não obstante, para fins de autenticação, as Juntas Comerciais poderão exigir a transformação dos arquivos para o formado PDF-A.

Por fim, importante ressaltar que a Instrução Normativa é clara ao estabelecer que não é necessário digitalizar os livros os livros físicos já autenticados pela Junta Comercial, que poderão ser utilizados até que se conclua o respectivo preenchimento. De qualquer forma, é facultada a digitalização, conforme procedimento próprio, a depender do interesse da administração das sociedades.